כדי לבנות תזרים מזומנים ככלי תפעולי פיננסי שישמש את העסק ויסייע לו במניעת טעויות תזרימיות, על ניהול תזרים המזומנים להיבנות בצורה מודולארית הכוללת את רכיבי ההכנסות וההוצאות השונים של העסק.
יש לבנות את התזרים כך שקבוצות רכיבי ההכנסות השונות וקבוצות ההוצאות השונות יקבלו ביטוי נפרד ולאחר מכן למזג אותן.
כך למשל, עסק קבלני שמקורות ההכנסה שלו נובעות מקבוצות לקוחות שונים הכוללות גופים ציבוריים ולקוחות פרטיים הנבדלים זה מזה בתנאי התשלום, ברמת הסיכון של קבלת התשלום וכד’, טוב יעשה אם ינהל את צפי התקבולים של שתי קבוצות אלו בנפרד ולאחר מכן ימזג את צפי התקבולים של שתי קבוצות אלו לצפי תקבולים כולל.
דגשים לניהול נכון של תזרים המזומנים
במקביל טוב יעשה העסק אם יגדיר ויבנה קבוצות שונות של הוצאות: הוצאות שוטפות כגון שכר והוצאות קבועות אחרות, הוצאות פרוייקטים (ניתן גם לנהל הוצאות לכל פרוייקט בנפרד, בכפוף לרמת המורכבות של התזרים) וכד’. במקרים אחרים, ניתן גם להפריד את ההוצאות לפי סוג אמצעי התשלום (שקים, כרטיסי אשראי, העברות בנקאיות ומזומן). לבסוף יש לאחד את ההוצאות למבנה הוצאות כולל של מכלול הקבוצות שהוגדרו.
לבסוף מובן כי יש לנהל את תזרים המזומנים על ציר הזמן, כלומר לאחד את ניהול קבוצות ההוצאות וההכנסות על פני ציר הזמן, רצוי לבצע זאת ברמה יומיומית ולאחר מכן לקבץ את התזרים לרמה שבועית או חודשית בהתאם לאופי והיקפי הפעילות של העסק.
בנייה וניהול מקצועי של תזרים מזומנים בעזרת יועץ עסקי
כאמור תזרים המזומנים נדרש לכמה מטרות ולא רק לשימושים פנימיים של העסק. בשורה התחתונה מכלול המטרות שלשמן נבנה התזרים באות כדי לשרת את פעילות העסק והצלחתו. עם זאת הדגשים משתנים ממטרה אחת לשניה.
עסקים מטבעם מנוהלים ברמת אי וודאות. גם אם רמת אי הוודאות משתנה מעסק לעסק, כולם סובלים מבעיה זו. לכן, על ניהול התזרים לבטא מקדמי שמרנות, כלומר לקחת בחשבון תרחיש פחות טוב בחיזוי העתיד. המשמעות המעשית של כך היא להכתיב תזרים קשוח יותר בצד ההוצאות ולצפות מצב בו לא כל ההכנסות יתקבלו במועדן ובמקרים מסוימים אף לא יתקבלו כלל.
יש לשתף את הבנקים בניהול תזרים המזומנים כדי למנוע הפתעות ואי נעימויות וכדי לנסות אתר פתרונות לקשיים תזרימיים מבעוד מועד ולא לצפות “לרגע האחרון”, בגישה של “יהיה בסדר”, “כשנגיע לגשר נחצה אותו” וכד’. גישה של שיתוף הבנק תסייע לרכוש את אמונו ואהדתו ולגרום מצב בו הבנק יתגייס לטובת סיוע ואיתור פתרונות למשברים תזרימיים.
חשיבותו של דו”ח תזרים המזומנים
בהצגת התזרים כלפי בנקים יש להציג גם את הצדדים החלשים של הצפי התזרימי ובכך לא להפתיע לרעה את הבנק וגם לרכוש את אמונו של הבנק בעצם העובדה שניתן ביטוי לתרחישים פחות טובים. יש לציין את הנחות התזרים ולהדגיש את מקדמי השמרנות שהונחו בתזרים. זאת גם אם לצרכים פנימיים, אנו מניחים כי התרחישים אופטימיים יותר.
תזרימים המוצגים בפני משקיעים פוטנציאליים צריכים להדגיש את תרומת ההשקעה לצמיחת הפעילות העסקית וע”י כך לשיפור תזרים המזומנים.
על הצגת התזרים בפני שותפים להיות שקופה ככל שניתן, שכן אין הדעת סובלת מצב בו שותף אחד לא יחשוף את האמת בפני שותפיו.
על תזרים המזומנים להתעדכן תכופות, רמת התכיפות משתנה מעסק לעסק, אך ככלל “שמירת היד על הדופק” היא כלל מפתח בהקשר זה. לעיתים עדכונים יומיומיים משנים את הצפי התזרימי מקצה לקצה, כך שלא ניתן לזנוח את ניהול התזרים ולעדכנו שלא בתכיפות הנדרשת.