ייעול העסק, הדרך להתקדמות או הצלת העסק

לא כל העסקים חושבים על ייעול העסק וחלקם אפילו לא מבינים על מה מדובר. תקופות מיתון הן תקופות לא קלות לכולם, אבל במיוחד הם לא קלות לעסקים. ככל שהעסק קטן יותר, כך הוא מרגיש יותר את המיתון, ובוודאי שככל הוא פחות יעיל, הוא סובל יותר, כי טבען של תקופות קשות להציף את הבעיות.
יחד עם זאת, תקופת מיתון היא גם הזדמנות. הזדמנות לבחון את קרביו של העסק, לבחון את נקודות התורפה שלו ולנצל את ההאטה כדי לייעל אותו, לשפר את הטעון שיפור ולהקפיץ אותו כך שכשהמיתון יעבור והצמיחה תחזור לשכון בעסק, הוא יהיה מוכן יותר, עם נקודת פתיחה טובה יותר.
אחד הדברים שחשוב להבין הוא שאין טעם לבצע מחקרי שוק אם העסק עצמו לא מתנהל באופן יעיל. מחקרי שוק

ייעול העסק באמצעות תהליכים פנימיים של העסק

עוסקים בצרכנים ובשיווק, ואילו ייעול של עסק עוסק קודם כל בתהליכים פנימיים של העסק.
שלב ראשון בתהליך של ייעול הוא כמובן אבחון וזיהוי, ממש כמו טיפול במחלה. הדיאגנוסט המומלץ ביותר הוא כמובן היועץ הארגוני ולא בעל העסק עצמו. לא רק שבעל העסק מעורב רגשית בעסק שלו ולפעמים עלול לפרש לא נכון את המקומות עליהם דווקא צריך להתעכב ולפרק לגורמים, אלא שדברים שרואים משם לא רואים מכאן. ככל שאנו קרובים יותר, נראה פחות טוב את הבעיות האמיתיות, במיוחד אם לא היינו רוצים להודות שכך שיש בעיה.
היועץ הארגוני יבחן קודם כל את רווחיות העסק, כולל את תמחור השירותים או המוצרים שלו, את תזרים המזומנים שלו ואת יכולתו לעמוד בהתחייבויותיו.

מרכיבים חשובים בדרך לייעול העסק

לעיתים יימצא כי מרכיב אחד בשרשרת גובה מחיר יקר מהעסק, והחדרת שינוי במרכיב תשפיע על העסק כולו. יתרון נוסף שיש ליועץ הארגוני הוא הניסיון והיכולת לזהות בדיוק איפה הגורם המפריע לצמיחתו של העסק ומעכב אותו ולהציע פתרונות. צריך לזכור שבעוד שאנו בעלי עסק אחד, הוא מטפל ועובד עם עשרות או מאות של עסקים, ויכול לשאול אחד מהשני רעיונות, פתרונות ושינויים שעבדו בעסקים אחרים.
הקשר עם הלקוחות הוא בחינה נוספת ומשמעותית מאד בתהליך ייעול של עסק, לפני פיתוח ארגוני. הלקוחות הם בסופו של יום ההצדקה לקיומו של העסק, וקשר רעוע איתם מערער את העסק כולו. הסטטיסטיקה מלמד כי לקוח לא מרוצה גורע מהעסק 8 לקוחות פוטנציאליים. לכן, מרטתו של העסק היא קודם כל לשמור על לקוחותיו מרוצים, ועסק לא יעיל לא יכול לרצות את לקוחותיו. הסבירו ללקוחות שהעסק נמצא בתהליך ייעול והתנצלו על כל תקלה או הפרעה בדרך לשרת אותם. לא תאמינו כמה זה עובד.